Cómo guardar y/o archivar mis documentos comerciales

A medida que estamos tratando de montar un negocio, vamos haciendo una serie de tareas que sin darnos cuenta van generando documentos de respaldo que debemos conservar. 

Ya sea el acuerdo con algún proveedor, una venta o algún tipo del contrato, entre otras actividades, cada una  genera documentos de respaldo como facturas, recibos, emails (obligatorios de imprimir), cartas, contratos, etc., los cuales deben ser guardados para cuando se requieran en el futuro.

Para los que no tienen mucha experiencia sobre este tema,  damos algunas recomendaciones sencillas para montar nuestro propio sistema de archivo, de acuerdo al tipo de documento:

Documentos contables y que representan recibo o salida de dinero: Llámense cheques, facturas, recibos de dinero, pagarés, promesas de pago, órdenes de compra, etc. Lo más conveniente y lo común es que estén numerados y se guarden varias copias de los mismos (por lo menos dos), de la siguiente manera:

1. En un consecutivo de numeración (el más común) o por fecha:   Con esto logramos ver todos los documentos emitidos de un mismo tipo en una sola carpeta y hacer cualquier consulta rápidamente, ya sea de índole administrativa o contable.
2. Dentro de la carpeta del cliente o proveedor:   Así,  si se da el caso de algún reclamo o consulta, podremos ver fácilmente, ya sea los desembolsos, promesas de pago o recibos de dinero que se hayan hecho y hacernos una idea clara de los hechos. 

Correspondencia, emails y demás comunicaciones: Pueden ser archivados de la siguiente forma:

1. Cronológicamente y por categoría:  Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, Correspondencia c/Proveedores, Correspondencia c/Clientes, Correspondencia c/Proveedores de Servicios Públicos, etc., todo dependerá de las necesidades de nuestro tipo de negocio.                                                                  Esto nos ayudará a tener un historial de todas nuestras comunicaciones y la forma en que nos hemos manejado a través del tiempo,  lo que puede ser necesario para tomar decisiones gerenciales.
2. Dentro de la carpeta del cliente o proveedor: Con esto, lograremos a medida que pase el tiempo, tener un historial completo de nuestra relación comercial con este cliente o proveedor que nos retroalimente a lo largo del tiempo.

Contratos con clientes y/o proveedores: Los contratos pueden guardarse dentro de la carpeta del cliente si representa algún trabajo o servicio medio o pequeño y no contuviera muchas páginas. Pero si en caso contrario, fuera algo muy grande o importante; o si el documento en sí llegase a ser demasiado voluminoso, recomendamos guardarlo en una carpeta aparte, pero como una carpeta como anexa a la principal.  De esta forma,  una  puede servir como referencia a la otra y estaría a mano.

Documentos de Recursos Humanos: Normalmente tenemos dos tipos de documentos relacionados al recurso humano, los cuales pueden archivarse así:

1. Por Categoría de documentos: Políticas de la empresa, Leyes vigentes, Planillas de Pago de Seguros (ya sean públicos o privados), Comprobantes de pago, etc.
2. Una carpeta por colaborador: De esta forma tendremos un historial de toda nuestra relación, comunicaciones, permisos, comprobantes de pago, etc.,  de cada uno, durante su permanencia en nuestro negocio.

Otros documentos generales o relacionados al negocio: Cualquier otro tipo de documentos dependiendo del tipo de negocio, recomendamos sea guardado cronológicamente en una carpeta bajo el nombre de su categoría: Reglamento Interno, Inventario General, Informes de Ventas Mensuales, etc. y/o nombre de la institución: Ministerio de Trabajo, Sindicato de Trabajadores,  Club Nacional de Equitación, por ejemplo.

Para conservar las carpetas, se recomienda un archivador, ya sea de gavetas o de repisas  y que en cada uno se clasifiquen y guarden los documentos en orden alfabético y por año, el cual puede irse mudando tal cual  a otras de menos accesibilidad a medida que transcurra el tiempo.

Como ven, clasificar los documentos y manejar la forma de controlarlos para que trabajen a nuestro favor es muy sencillo y si lo hacemos diariamente nos evitaremos dificultades y tendremos todas las respuestas a mano. 

Esperamos que estos consejitos les sean de mucha utilidad.  Hasta la próxima… :)

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